Традиционно под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и исполнение последними поручений по этим документам или выполнение согласований этих документов .
Документ в системе ЕВФРАТ - представляет собой совокупность трех информационных блоков.
Регистрационная карточка документа, содержащая определенный набор полей, обеспечивающих быстрый поиск документа в базе . В регистрационной карточке заполняются, в частности, следующие поля: регистрационный номер документа ; дата регистрации документа; тип потока, к которому относится зарегистрированный документ (входящий, исходящий, внутренний и т.д.); краткое содержание документа.
Присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио - и видеоматериалы и т .д.
Контрольная карточка документа, содержащая список поручений и согласований по исполнению документа.
Как правило, новые документы создаются на рабочем месте регистратора, заполняющего регистрационную карточку документа и прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и контрольная карточка документа.
Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков документов:
поток входящих документов: как правило, содержит документы, пришедшие в организацию извне;
поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам;
поток внутренних документов: как правило, содержит документы регламентирующие внутреннюю жизнь организации и циркулирующие только внутри ее самой;
потоки, созданные администратором, например отдельный поток «Приказы».