Информация ─ это сведения, представленные в документах и массивах информации на машинных носителях. Информация может рассматриваться на синтаксическом, семантическом и прагматическом уровнях представления.
Синтаксический уровень информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, форматов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носителе, протоколов обмена данными и т. п.
Семантический уровень информации определяет смысловое содержание информации. Этот уровень связан с построением технико-экономических показателей, проектированием реквизитного состава документов, разработкой логической структуры базы данных, созданием системы классификации и кодирования.
Прагматический уровень отражает ценность информации для системы управления, ее полезность для выработки управленческих решений. Информация как продукт ИС обладает набором потребительских свойств, которые превращают ее в средство труда и товар.
В современном индустриальном информационном обществе информация ─ это важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации:
полнота информации для реализации управляющего воздействия;
точность и достоверность информации;
актуальность, своевременность и оперативность получения информации.
Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. Точность информации ─ это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.
Актуальность информации ─ это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления. Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Оперативность информации выражает "скорость" получения информации. Актуальность связана с периодичностью получения информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность ─ выбор средств сбора и передачи ин формации.
Документ является основным носителем информации в ИС, состоит из логически связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов. Типовая форма документа содержит части:
заголовочную;
содержательную;
оформляющую.
Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, идентифицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся: на именование ИС, название документа, код формы, код документа или другого идентификатор экземпляра документа. Содержательная часть формы документа может иметь различное представление
* сплошной текст;
* анкета, для реквизита задается значение;
* таблица простой или сложной структуры данных, содержит детальные и итоговые строки;
* комбинированная форма.
Оформляющая часть формы документа содержит реквизиты, придающие ему правовую силу: дата составления документа, подписи лиц, удостоверяющих документ.
Жизненный цикл документа ─ это интервал времени, от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа ─ документооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления.