Ограничения на данные, вводимые в ячейки. Для ограничения информации, вводимой пользователями в конкретные ячейки листа или поля, можно использовать команду Проверка из меню Данные для указания допустимых данных.
Ячейки, в которые попадают вводимые данные (непосредственным вводом или через элементы управления), должны быть выделены перед установлением защиты на них.
Для задания ограничений данным, вводимым в ячейки, выполнить:
- Выделить ячейки или поле (для нескольких полей использовать кнопку CTRL).
- Меню: Данные Проверка
- Нажать на вкладку ПАРАМЕТР и для соответствующего поля, задать границы допустимых значений.
- Нажать на вкладку СООБЩЕНИЕ ДЛЯ ВВОДА, ввести заголовок сообщения, текст сообщения.
- Нажать на вкладку СООБЩЕНИЕ ОБ ОШИБКЕ ввести заголовок Ошибка ввода, текст сообщения Недопустимое значение.
Отфильтровать список - значит, показать только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям отбора (остальные строки Excel скроет).
АВТОФИЛЬТР - для простых условий отбора.
РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР - для отбора по сложным критериям.
Перед заданием команды фильтрации курсор нужно установить в список.
1. Команда АВТОФИЛЬТР (МЕНЮ: данные - фильтр - автофильтр).
После задания команды рядом с каждым заголовком столбца выводятся кнопки со стрелками, с их помощью раскрываются списки значений, которые можно использовать для задания условий отбора строк ( записей ).
После фильтрации списка Excel выводит в строке состояния количество отобранных строк и общее количество записей в списке.
Номера отфильтрованных строк отображаются синим цветом.
УДАЛЕНИЕ АВТОФИЛЬТРА
- по отдельному столбцу - кнопка ВСЕ,
- по всем столбцам ДАННЫЕ - ФИЛЬТР - ПОКАЗАТЬ ВСЕ.
Для удаления всех автофильтров и их кнопок ДАННЫЕ - ФИЛЬТР.
АВТОФИЛЬТР
Копирование отфильтрованных данных в другое место (желательно на другой лист) - через меню ПРАВКА - КОПИРОВАТЬ - ВСТАВИТЬ.
2. Команда РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР ( меню
ДАННЫЕ-ФИЛЬТР-РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР )
Команда позволяет:
- для нескольких столбцов (полей) задать условия отбора, соединенные логическим оператором ИЛИ;
- для одного столбца задать 3 и больше условий;
- задать вычисляемые условия;
- автоматически копировать и вставлять в заданный диапазон полученные в результате фильтрации записи.
Перед началом работы с командой РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР необходимо задать диапазон условий (критериев) отбора. Диапазон условий указывается обычно выше списка (в левом верхнем углу).
ЗАДАНИЕ ДИАПАЗОНА УСЛОВИЙ (КРИТЕРИЕВ) ОТБОРА
- в верхней части листа вставляется несколько пустых строк, т.е. освобождается место под формирование диапазона условий;
- создается диапазон условий, т.е. имена полей, которые участвуют в отборе, берутся из шапки списка и копируются в верхнюю часть листа (через меню ПРАВКА - КОПИРОВАТЬ - ВСТАВИТЬ);
- ниже (под именами полей) на второй или последующих строчках указываются условия отбора (значения фильтра) для каждого поля, при этом если условия отбора связываются оператором И, то они должны быть расположены в одной строке, а если ИЛИ, то пишутся в разных строках для нескольких полей.
КОПИРОВАНИЕ РЕЗУЛЬТАТА В ДРУГОЕ МЕСТО
При работе с окном РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР для указания места, куда писать отфильтрованные записи (обычно другой лист), нужно перейти на этот лист и указать левый верхний угол диапазона, куда будет скопирован результат фильтрации (установить туда курсор и щелкнуть левой кнопкой мыши). После этого в строке ПОМЕСТИТЬ РЕЗУЛЬТАТ В ДИАПАЗОН появится адрес диапазона.
Excel скопирует в указанное место отобранные записи вместе с заголовками столбцов.
Последовательность выполнения команды РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР
1. Создать диапазон критериев.
2. Вызвать команду РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР (курсор при этом должен находиться в списке).
Если все сделано верно, то список должен залиться черным цветом.
3. В окне ДИАПАЗОН КРИТЕРИЕВ указать адрес сформированного над списком диапазона.
4. Если нужно результат скопировать в другое место, то в соответствующем окне сделать отметку и в раскрывшейся после этого строке ПОМЕСТИТЬ РЕЗУЛЬТАТ В ДИАПАЗОН указать адрес соответствующего диапазона (как описано выше).
5. Нажать кнопку ОК.
При каждом выполнении команды РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР просматривается весь список, поэтому не обязательно перед изменением фильтра выполнять команду ПОКАЗАТЬ ВСЕ.