Использование интегрированных программных пакетов

Понятие электронного офиса

К офисным задачам можно отнести следующие:

· делопроизводство;

· контроль исполнения документов;

· составление отчетов;

· поиск информации;

· ввод и обновление информации;

· составление расписаний;

· обмен информацией между отделами предприятия.

В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

· обработка входящей и исходящей информации;

· сбор и последующий анализ данных;

· хранение информации.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· персональные компьютеры, объединенные в сеть;

· печатающие устройства;

· средства копирования документов;

· сканер;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются:

· на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;

· на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).

В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трёх и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений.

Назначение интегрированных офисных пакетов — обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.

Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Мicrosoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

· Word — текстовый процессор;

· Ехсеl — табличный процессор;

· Ассеss— система управления базами данных;

· РоwerPoint — система подготовки презентаций;

· Outlook -менеджер персональной информации;

· FrontPage — редактор, предназначенный для создания веб-страниц;

· РhotoDraw — графический редактор для создания деловой графики;

· Риblisher — настольная издательская система;

· Small Business Tools — специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;

· Internet Explorer — броузер (обозреватель веб-страниц).

Microsoft Word - это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграммы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.

Microsoft Ехсеl — табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математической и логической обработки данных.

К функциям табличного процессора относятся:

· создание и редактирование электронных таблиц;

· создание взаимосвязанных табличных документов;

· ввод формул, выполняющих математические и логические операции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;

· структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);

· построение диаграмм и графиков различных видов;

· создание сводных электронных таблиц, в том числе и с привлечением информации из внешних баз данных;

· разработка макрокоманд управления электронными таблицами;

· оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.

С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчеты, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.

Microsoft Ассеss — система управления базами данных. На сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных.

Microsoft Outlook — менеджер персональной информации, предоставляющий следующие возможности:

· обработка сообщений электронной почты;

· планирование встреч и собраний;

· управление контактами и задачами;

· доступ к документам, хранящимся в личных папках, и документам, размещенным на локальных и сетевых дисках.

Microsoft Microsoft РоwerPoint - подготовки презентаций. Презентации могут использоваться в процессе обучения, проведения семинаров, конференций и т. д.

Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:

· КОfficе;

· Lotus SmartSuite (компания IВМ, http://www.lotus.com);

· WordPerfectOffice (корпорация Согel, http://www.corel.com);

· StarOffice (компания Sun Microsystems, http://www.sun.com);

· EasyOffice (http://www.e-press.com);

· OpenOffice.org (http://www.openoffice.org);

· Русский офис (фирма «Арсеналъ»).

Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Системы подготовки текстовых документов можно разбить по функциональному наполнению на следующие классы:

* текстовые редакторы;

* текстовые процессоры;

* настольные издательские системы.

Текстовые редакторы обеспечивают ввод, изменение и сохранение символьного текста, не требующего форматирования, т. е. изменения шрифта, цвета текста и т. д. Результатом работы текстового редактора является текстовый ASCII-файл (ASCII – Аmerican Standard Code for Information Interchange — Американский стандартный код для обмена информацией).

Текстовые редакторы позволяют :

* набирать текст, удалять одну или несколько строк, копировать
их или перемещать в другое место текста;

*вставлять группы строк из других текстов, обнаруживать все вхождения определенной группы символов;

* сохранять набранный текст, печатать текст на разных тинах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

К этой же категории относятся Турбо-редакторы, которые предоставляют удобные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на языках программирования (например, Паскале).

Текстовый процессор – это система подготовки сложных текстовых документов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами – разметкой.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии документа его образцу на экране.

Среди функций текстовых процессоров можно выделить:

*форматирование текста, при этом изменения сразу находят отражение на экране

*задание параметров структуры будущего документа

*возможность автоматической проверки орфографии

*ввод и редактирование таблиц и формул

*возможность объединения документов

*возможность автоматического составления оглавления и указателей

Настольные издательские системы (НИС) не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. Настольные издательские системы являются инструментом верстальщика. Они предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов.

НИС отличаются от текстовых редакторов тем, что имеют более широкие возможности управления подготовкой текста. Во всех НИС реализованы функции, отсутствующие в большинстве текстовых процессоров, например, сжатие и растяжение строк, вращение текста, обтекание рисунка текстом по произвольному контуру и т.д.

реализованы функции, отсутствующие в большинстве текстовых процессоров, например, сжатие и растяжение строк, вращение текста, обтекание рисунка текстом по произвольному контуру и т. д.

Существуют НИС профессионального уровня и НИС начального уровня. Системы первой группы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress, PageMaker. Такие дорогие и сложные в освоении системы вряд ли целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно используются для создания информационного бюллетеня или простого рекламного буклета. Пакеты данной категории ориентированы на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. К НИС начального уровня можно отнести Microsoft Publisher, Pageplus.

Обработка экономической информации на основе табличных процессоров

При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности часто приходится обрабатывать информацию в табличной форме. В связи с этим диапазон возможных применений табличных процессоров весьма широк: от сложного финансово-экономического анализа до бухгалтерского учета.

Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного пакета или офисной системы. , Перечислим основные функции табличных процессоров.

1. Создание совокупности электронных таблиц, расположенных на
независимых рабочих листах. Такая совокупность называется рабочей
книгой (Workbook). Электронные таблицы в книге могут быть независимы, а могут быть и связаны между собой. Такой способ группировки электронных таблиц удобен для пользователя.

2.Оформление таблиц. Обрисовка ячеек электронной таблицы линиями позволяет изобразить таблицу любой сложности. Предоставляются также широкие возможности по выбору шрифта, стиля, выравниванию данных внутри ячейки, выбора цвета фона ячейки, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, возможность задания формата данных внутри ячейки (например, числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.).

3. Оформление печатаемой таблицы.

4. Создание шаблонов. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем, факсов, расчетных таблиц. Имеются возможности защиты ячеек шаблона от редактирования.

5. Связывание таблиц.

6. Ввод формул. В электронных таблицах при изменении данных, с которыми связаны формулы, последние автоматически пересчитываются. В формулах может использоваться широкий спектр встроенных функций — математических, статистических, финансовых, функций даты и времени, логических и др.

7. Создание деловой графики — построение диаграмм различного
типа: двумерных, трехмерных, смешанных.

8. Функции системы управления базами данных (СУБД). Обеспечивается заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, т. е. через экранную форму, защита данных, сортировка по ключу, обработка запросов к базе данных, создание сводных таблиц.

9. Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих
задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями.

10. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макро
функции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд.
При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив таким образом набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить.
Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от существующих в системе.

Контрольные вопросы

1. Перечислите офисные задачи и типовые процедуры.

2. Что называется «электронным офисом»?

3. Что называется «виртуальным офисом»?

4. Почему офисные программные пакеты называют интегрированными?

5. Охарактеризуйте компоненты интегрированного программного
пакета Microsoft Office.

6. Охарактеризуйте компьютерные технологии подготовки текстовых документов.

7. Охарактеризуйте технологии работы с табличными процессорами.