Лекция 2. MS Project. Ресурсное и бюджетное планирование.

Планирование ресурсов и затрат – это наиболее сложный и ответственный этап планирования проекта и более трудоемкий по сравнению с планированием задач.

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, т.е. составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Создание списка ресурсов выполняется в представлении Лист ресурсов на панели представлений. Для более эффективной работы с ресурсами в Project имеется дополнительная панель инструментов – Управление ресурсами. Планирование ресурсов начинается с указания типа ресурса.

Типы ресурсов в Project:

· Трудовые

· Материальные

К трудовым ресурсам относятся люди и оборудование, которые выполняют задачи, тратя на них свое время.

К материальным ресурсам относятся сырье и другие расходные материала, используемые при выполнении задач проекта.

Трудовые ресурсы.

Для определения трудового ресурса обязательно следует указывать: Доступность, Число единиц назначения и Максимальное число единиц.

Максимальное число единиц. – это время, которое ресурс может «уделить» проекту в целом. Выражается в % или относительных единицах. Если ресурс занят в проекте все свое рабочее время, максимальное число единиц равно 100%. При частичной занятости – 30 или 50 %.

Если рабочее время ресурса отличается от того, что определено в календаре проекта или задачи, необходимо создать календарь ресурса, определив в нем рабочее и нерабочее время ресурса.

Максимальное число единиц (Макс.единиц) определяется в таблице Ввод в представлении Лист ресурсов.

Число единиц назначения – это время, которое ресурс уделяет конкретной задаче. В диалоговом окне Сведения о задаче на вкладке Ресурсы указать ресурс и в столбце Единицы – его занятость в %.

Доступность ресурса – это количество рабочего времени, на которое планируется работа ресурса. Определяется показателями:

· рабочим временем по календарю ресурса;

· датами начала и окончания работы ресурса над проектом;

· максимальным числом единиц использования

Все описания ресурсов просматриваются и редактируются в диалогом окне Сведения о ресурсе.

Оплата ресурса . Повременная оплата ресурса указывается в поле Стандартная ставка представления Лист ресурсов. Если оплата трудового ресурса не повременная, а фиксированная, то в поле Затраты на использование вводится стоимость работы ресурса.

Материальные ресурсы.

Для этих ресурсов недоступны поля Максимальное число единиц и Базовый календарь, но обязательным для заполнения является поле Единица измерения материала (представление Лист ресурсов). Для отслеживания затрат необходимо указать способ расходования материала:

· Переменный (количество материала изменяется со временем)

· Фиксированный (количество материала не зависит от длительности задач)

Цена за единицу материального ресурса вводится в поле Стандартная ставка.

Назначение ресурсов задачам.

Определение назначений заключается в создании назначений и их настройке в соответствии с потребностями проекта. На Панели представлений выбрать представление Диаграмма Гантта. В таблице выделить задачу, для которой назначаются ресурсы, и выбрать в меню команду Сервис – Назначить ресурсы. В появившемся диалогом окне Назначение ресурсов выбрать соответствующий ресурс и нажать кнопку Назначить (или Удалить – для удаления назначения ресурса по данной задаче).

После того, как назначения созданы, программа определяет материальные затраты и трудозатраты каждого из ресурсов для выполнения задач и планирует распределение этих затрат в каждый из дней на протяжении всей её деятельности. Распределение затрат по дням отражается в представлении Использование ресурсов.

Перегрузка ресурсов и выравнивание загрузки.

В процессе ресурсного планирования некоторые из ресурсов могут оказаться перегруженными. Увидеть перегруженные ресурсы можно, например, в представлении Лист ресурсов (или в представлении График ресурсов). Как правило, все перегруженные ресурсы в представлении Лист ресурсов выделены красным полужирным шрифтом. Рядом с перегруженным ресурсом в поле Индикаторы отображается индикатор, свидетельствующий о перегрузке ресурса.

В Project устранить перегрузку ресурсов можно автоматически (Сервис – Выравнивание загрузки ресурсов – Выполнять автоматически) либо вручную. Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов, как правило, приводит к тому, что увеличивается время, затрачиваемое на выполнение задач. Естественно, такой способ устранения перегрузки не учитывает специфики проекта и далеко не всегда приводит к нужным результатам.

Сортировка и фильтрация данных.

Одним из преимуществ системы управления MS Project является возможность упорядочения списка отображаемых данных (Проект – Сортировка). При работе с проектными данными, содержащими большое число задач и ресурсов, часто требуется отображать в таблице не все доступные данные, а только некоторую часть из них. Для этого в MS Project используется мощный механизм фильтрации данных. Для определения критерия фильтрации следует использовать команды Проект – Фильтр.

Анализ стоимости проекта.

Для оценки общей стоимости проекта, надо перейти в таблицу Затраты (Вид – Таблица – Затраты) и определить данные в столбце Общие затраты у итоговой (суммарной) задачи проекта. Можно выбрать таблицу Суммарные данные.