Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: не избыточность и полнота информации для решения задач, высокая достоверность и своевременность собираемой информации . Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.
При проектировании форм первичных документов (рис.5.2) должны учитываться следующие принципы:
Наименование типов реквизитов |
Х(1) |
┘ |
X(i) |
┘ |
X(n) |
|
Одно значение каждого типа |
Х (1,1) |
┘ |
Х (i,1) |
┘ |
X(n,1) |
a
|
Наименование типов реквизитов |
Одно значение каждого типа |
|
Х (1) |
X(1,1) |
|
┘ |
┘ |
|
Х (i) |
Х (i,1) |
|
┘ |
┘ |
|
X(n) |
X(n,1) |
б
|
Наименование типов реквизитов |
|||||
|
Значения каждого типа реквизита |
Х(1) |
┘ |
X(i) |
┘ |
X(n) |
|
┘ |
┘ |
┘ |
┘ |
┘ |
|
|
Х (1,j) |
┘ |
Х (i,j) |
┘ |
X(n,j) |
|
|
┘ |
┘ |
┘ |
┘ |
┘ |
|
|
Х (1,m) |
┘ |
Х (i,m) |
┘ |
X(n,m) |
|
в
Рис . 5.2. Схемы основных форм первичных документов: а ─ линейная,
б─анкетная, в─табличная форма (для многозначных реквизитов)
- отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;
- отсутствие дублирования показателей в документах;
- выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т .е . выделение однозначных и многозначных реквизитов;
- выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов - оснований ;
- логичность построения, т .е . старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия ╝наименование цеха ╝номер участка );
- согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.
Процесс разработки первичных документов имеет особенности в своей организации и выполняется в следующей последовательности.
1. Определение полного реквизитного состава каждого документа .
2. Классификация реквизитов на однозначные и многозначные, признаки и основания, справочные и группировочные, переносимые и непереносимые на машинные носители .
3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов .
4. Выбор какой -либо формы первичного документа .
5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией .
6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей .
7. Выбор формата бумажного носителя .
8. Построение эскиза документа соответствующей формы .
9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель .
10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем - тезаурусом .
Как правило, используют ряд типовых форм документов (см . рис . 5.2.). Например, линейная форма (а ), отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали . Анкетная форма (б ) используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали . Табличная форма (в ) используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов .
Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон (рис . 5.3.):
|
Наименование предприятия Наименование документа N____ |
Наименование реквизита 1.1 |
Наименование реквизита 1.i |
Наименование реквизита 1.n |
I зона
|
||||||
|
|
|
|
|
|||||||
|
Наиме-нование рекви- зита 2.1 |
Наим-енование рекви-зита 2.2 |
Наиме-нование реквизита 2.3 |
Наиме-нование реквизита 2.j |
|
Наименова- ние реквизита 2.(m-1) |
Наименова- ние реквизита 2.m |
II зона
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Подпись __________________ |
III зона |
|
||||||||
Рис . 5.3. Макет первичного документа комбинированной формы
I ─ заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке ;
II ─ содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки и включающая группу справочных признаков (1), совокупность группировочных признаков (2) и группу реквизитов ─оснований (3).
III ─ оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц .