В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:
- полнота информации, т .е . результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные ) и результатные показатели ;
- количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки );
- своевременность предоставления информации управленческому персоналу;
- достоверность предоставляемой информации ;
- хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов );
- отсутствие показателей, рассчитываемых вручную .
Можно выделить следующие принципы построения результатных документов (рис . 5.4):
- выделение трех зон в документе;
- разделение реквизитов на однозначные, т .е . имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;
- выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;
- выделение реквизитов -оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т .е . от первичных оснований ─ к результатным, а среди результатных ─ размещение их в порядке возрастания старшинства итога);
- если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок ).
|
Наименование предприятия __________________ Наименование документа Наименование подразделения __________________ (период времени ) ____________________________ |
Количество листов _______ Номер листа __ Количество экземпляров __ Номер экз .______ |
||||||
|
Наимено-ваие 1-го признака |
Код 1-го признака |
Наимено-ваие 2-го признака |
Код 2-го признака |
Наимено-ваие 3-го признака |
Код 3-го признака |
Коли-чество |
Сумма |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого по 3- му признаку |
* |
* |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого по 2- му признаку |
|
** |
|||||
|
Итого по 1- му признаку |
|
*** |
|||||
|
Подпись _______________________ Дата ________________ |
|||||||
Рис . 5.4. Схема структуры результатного документа
Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности:
1. Определение полного реквизитного состава документа .
2. Классификация реквизитов-признаков : на справочные и группировочные, реквизиты -основания: на первичные и результатные, а результатные основания ─ по степеням итогов .
3. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).
4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности .
5. Подсчет длины строки в табличной зоне (L док ), с учетом пробелов между реквизитами и разделительными линиями граф по формуле :
L док = L1 + L2 + ┘+Li +┘+ Ln + k*d,
где Li ─ длина i-го реквизита, ( i = 1 - n);
k ─ число колонок в таблице,
d- число пробелов между колонками .
Если длина строки документа, т.е. его ширина больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то проведение перегруппировки реквизитов таблицы с использованием следующих методов :
- выносятся итоговые колонки в итоговые строки ;
- перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).
При этом осуществляется выделение в первой зоне специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).