Процессы
инициации.
Инициация
включает единственный подпроцесс - авторизацию, т.е. решение начать следующую фазу
проекта.Управление проектированием ЭИС в функциональном аспекте рассматривается как совокупность взаимосвязанных процессов. Под процессами управления понимаются действия и процедуры, связанные с решением конкретных задач или реализацией функций управления, к которым относятся:
∙ процессы инициации, связанные с принятием решения о начале выполнения проекта или какого-либо очередного этапа или фазы его;
процессы планирования - совокупность процедур, связанных с определением целей и критериев успеха проекта и разработкой рабочих схем их достижения;
процессы исполнения, предназначенные для координации людей и других ресурсов для выполнения плана;
процессы анализа, дающие возможность определить соответствие плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принять решения о необходимости применения корректирующих воздействий;
процессы оперативного управления или регулирования - совокупность процедур, предназначенных для определения необходимых корректирующих воздействий, их согласования, утверждения и применения;
∙ процессы завершения - процессы формализации выполнения проекта и составления отчетности.
Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта. Кроме того, процессы управления проектами связаны между собой своими результатами; результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. Наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз (этапов) проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации). В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы:
Входы - документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется.
Выходы - документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.
Методы и средства - механизмы, по которым вход преобразуется в выход.
Рассмотрим состав и содержание выделенных групп процессов.
Процессы
инициации.
Инициация
включает единственный подпроцесс - авторизацию, т.е. решение начать следующую фазу
проекта.
Процессы планирования. Планирование имеет большое значение для проекта и включает сравнительно много процессов. Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта.
К основным процессам планирования проектных работ относятся:
Планирование целей - разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта).
Декомпозиция целей - разделение этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля.
Определение состава операций (работ) проекта ─ составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта.
Определение взаимосвязей операций - составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями.
Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций.
Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик.
Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта.
Оценка стоимости - определение составляющих стоимости операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения.
Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей.
Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам).
Разработка плана исполнения проекта - интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.
Определение критериев успеха - разработка критериев оценки
исполнения проекта.
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:
∙ планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов
достичь;
планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;
идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
разработка методов реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
∙ планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
∙ подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков
Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.
Процессы исполнения и контроля. Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относятся к процессам исполнения и именуются контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.
Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным процессам исполнения можно отнести сам процесс исполнения плана проекта. Среди вспомогательных процессов можно отметить:
учет исполнения - подготовку и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
подтверждение качества - регулярную оценку исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
подготовку предложений - сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;
выбор поставщиков - оценку предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
контроль контрактов - контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
развитие команды проекта - повышение квалификации участников команды проекта.
Процессы анализа. Процессы анализа включают анализ плана и анализ исполнения проекта.
Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта.
На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.
Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. Для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:
анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;
анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
∙ анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определение путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
∙ подтверждение целей - процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).
Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:
оценку исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов, машинного времени и т.д. плановым значениям.
В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия) либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов). В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.
Процессы оперативного управления. Управление исполнением проекта - это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению - доведению до участников проекта плановых заданий и контролю за их реализацией. Эти процессы включаются в процессы исполнения.
В том случае, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий, требуется:
найти оптимальные корректирующие воздействия;
скорректировать план оставшихся работ;
согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.
Процессы оперативного управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.
К основным процессам оперативного управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:
общее управление изменениями - определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;
управление ресурсами - внесение изменений в состав и назначение ресурсов на работы проекта;
управление целями - корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
управление качеством - разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.
Среди вспомогательных процессов управления выделяют:
∙ управление рисками - реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
∙ управление контрактами - координация работы субподрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.
Процессы завершения. Завершение проекта сопровождается следующими процессами:
закрытием контрактов - завершением и закрытием контрактов, включая разрешение всех возникших споров;
административным завершением - подготовкой, сбором и распределением информации, необходимой для формального завершения проекта.
При реализации всех вышеперечисленных процессов управления, образующих контур управления, используются определенные методы и средства, состав и содержание которых будут рассмотрены в следующих разделах.