Для поддержки различных управленческих задач
используются различные программные
средства.Важной составной частью системы управления проектами являются инструментальные средства, с помощью которых реа╜лизуются методы СПУ и МКП, представляющие собой совокуп╜ность программных средств, направленных на поддержку и по╜вышение эффективности процессов планирования и управления проектом. Выбор типов программного обеспечения по управле╜нию проектами в организации осуществляют в следующей пос╜ледовательности:
анализ требований пользователей;
анализ рынка;
выбор программного обеспечения.
В системе управления проектами можно выделить три уровня управления проектами, соответствующих определенным ка╜тегориям пользователей ПО, выполняющих специфические функции.
Уровень высшего руководства, на котором происходит определение целей и задач предприятия, принимается решение о финансировании, оценивается приоритетность проектов.
Стратегический уровень, состоящий из профессионалов по управлению проектами, занимающихся планированием и контролем корпоративных проектов. Как правило, этот уровень представляется небольшим количеством людей, основная обязанность которых именно управление проектами и которые в своей работе опираются на программное обеспечение по управлению проектами. Роль подобных профессионалов является ключевой в организации, и они работают как группа поддержки по управлению проектами.
Уровень операций, для которого работа с программным обеспечением по управлению проектами вторична. Это ответственные за проекты на местах, менеджеры проектов, руководители групп. На уровне операций требуется инструмент по управлению и контролю за проектом, но на небольшие отрезки времени.
В табл. 16.1 представлены требования к программным средствам планирования и управления проектными работами со стороны специалистов трех вышеперечисленных уровней [76].
Таблица 16.1 Таблица к программным средствам планирования и управления проектными работами
|
Уровень высшего руководства |
Стратегический уровень |
Уровень операции |
|
1. Легкость в применении |
1. Средства временного, ресурсного, стоимостного планирования, анализа рисков |
|
|
2. Возможность получать демонстрационные отчеты |
2. Возможность интеграции с другими приложениями |
|
|
3. Мощные возможности обобщения сведений |
3. Средства для свертывания данных по проекту (предоставления отчетов руководству) и углублению для планирования на более детальном уровне |
1. Простота использования 2. Легкость изучения "Прозрачность" процедур ввода данных 4. Наглядность |
|
4. Средства для интеграции с данными из других программных приложений |
4. Средства для контроля за реализацией проекта |
|
|
5. Процедуры для планирования сверху ─ вниз |
5. Гибкость при настройке выходных форм отчетности |
|
К числу основных факторов, предопределяющих выбор инст╜рументального средства для управления проектами, можно отнести следующие:
тип задач, для которых потребуется система управления проектами;
характер деятельности организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования и управления;
вид деятельности, которая может планироваться в виде проектов;
уровень детальности, до которого необходимо планировать и контролировать проекты.
Для поддержки различных управленческих задач
используются различные программные
средства.
1. Для укрупненного описания и анализа проекта на предынвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное ПО анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей рентабельности проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений. Примером системы для анализа проектов является хорошо известная на российском рынке программа Project Expert фирмы PRO-INVEST-Consulting.
Необходимо отметить, что для описания плана инвестиций в Project Expert используются традиционные подходы сетевого планирования, предполагающие разбиение проекта на комплекс взаимозависимых задач и описание требуемых для их выполнения ресурсов. В Project Expert реализованы Gantt- и PERT-диаграммы.
2. Однако если управление проектами в организации не завершается обоснованием инвестиций и существует потребность в контроле за ходом реализации проекта, то необходимо переходить к использованию ПО управления проектами. Следует отметить, что Project Expert имеет возможность обмена данными с пакетами управления проектами MS Project и Time Line.
Если принципиальное решение об использовании системы для управления проектами (УП) принято, то для выбора пакета необходимо ответить на вопросы, связанные с выяснением состава функций планирования и управления, которые требуется реализовать:
только планирование или планирование и контроль за ходом проекта;
планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;
планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;
детальное планирование использования ресурсов;
многопроектное управление.
Далее следует определить также требования к следующим компонентам проекта:
к размерности проектов и детальности планирования;
организационной структуре управления и отчетности;
сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми;
каково примерное количество задач в одном проекте;
сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте;
как будут разделяться ресурсы между проектами.
Кроме того, на выбор пакета могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области (на╜пример, специальные требования к отчетности или необходи╜мость расчета дополнительных показателей, необходимость ин╜теграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.).
Существенными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать ПО. Па╜кеты, обладающие большими возможностями, требуют, как пра╜вило, более высокой квалификации пользователей и дополнитель╜ного обучения. Они ориентированы на пользователей-професси╜оналов, т.е. специалистов, основным видом деятельности которых является администрирование проекта.
Для пользователей, использующих пакеты управления проектами лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ, более важными являются простота использования и скорость получения результата.
В крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. Задача для таких организаций состоит не в том, чтобы остановиться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, позволяющих обмен данными.
Выбираемое средство управления проектами должно вклю╜чать следующие базовые функциональные возможности.