Документ имеет определенное наименование, отражающие смысл содержащейся в нем информации, и форму (макет) представления реквизитов (полей), в которой определен порядок их следования, форматные свойства, а также размерные характеристики формы. Документы могут представляться: на типографском бланке для традиционного ручного заполнения; в виде машинного листинга; в электронном виде (электронная форма); в виде файла обмена на машинном носителе.
Стандартный макет формы документа содержит зоны:
1. Заголовочная зона – для размещения наименования формы документа, кода формы, идентификатора (кода, номера) документа, сфера применения (уровень действия) формы документа и др.;
2. Содержательная зона – для размещения реквизитов, представляющих основное содержание документа. Содержательная часть документа представляется в виде анкеты, таблицы или текста.
Анкетная форма содержит совокупность пар: имя реквизита – значение реквизита. Эта форма документа соответствует однозаписной экранной форме.
Табличная форма – совокупность именованных колонок и строк таблицы; строки таблицы могут группироваться, для группы строк вычисляются промежуточные и общие итоги. Документ может содержать разные по структуре данных таблицы, несколько таблиц одновременно. Такая форма документа соответствует многозаписной экранной форме.
Текстовые документы содержат текстовую информацию описательного характера, которая может структурироваться на главы, разделы, параграфы и т.п.
3. Оформляющая зона – для размещения реквизитов, придающих документу юридическую силу (дата составления документа, подпись лица, удостоверяющего документ).