Информация — это сведения, представленные в документах и массивах инфор­мации на машинных носителях. Информация ИС отвечает на вопрос «что?», со­ответствует понятию предмета и средства труда. Как предмет труда информа­ция является объектом сбора, регистрации, обработки, хранения, передачи. Как средство труда управляющая информация воздействует на объект управления.

Информация может рассматриваться на синтаксическом, семантическом и праг­матическом уровнях представления.

Синтаксический уровень информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, форматов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носите­ле, протоколов обмена данными и т. п. Семантический уровень информации определяет смысловое содержание информации. Этот уровень связан с построе­нием технико-экономических показателей, проектированием реквизитного со­става документов, разработкой логической структуры базы данных, созданием системы классификации и кодирования. Прагматический уровень отражает цен­ность информации для системы управления, ее полезность для выработки управ­ленческих решений. Информация как продукт ИС обладает набором потреби­тельских свойств, которые превращают ее в средство труда и товар.

С понятием информации связана количественная мера информации. На синтак­сическом уровне принято употреблять термин «данные», для которых использу­ется понятие объема данных (число экземпляров документов, количество документострок, записей файлов, символов, байтов и т. п.). Данные — это «сырье» для получения информации согласно определенным целям обработки. Термин «информация» означает устранение неопределенности путем преобразования дан­ных. Противоположный по смыслу термин — «энтропия», являющаяся мерой этой неопределенности. Информативность сообщений тем выше, чем более оп­ределенным становится для получателя информации состояние системы. Семан­тическая мера информации — «содержательность» основана на наличии тезау­руса системы. Тезаурус содержит взаимоувязанные понятия, термины, определе­ния, согласованные структуры данных логического уровня представления (базы данных, формы документов, технико-экономические показатели. Тезаурус выра­жает «знания» о системе. Новая информация воспринимается через тезаурус, который может пополняться новыми элементами. При этом информативность сообщений зависит во многом от получателя, способного расширить свой тезаурус.

В современном индустриальном информационном обществе информация — это важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабаты­ваться с учетом заданных потребительских свойств информации:

Полнота информации определяется применительно к управленческим функци­ям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, в указанном месте, в соответствующем виде.

Точность информации — это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходи­мые уровни точности информации для различных функций управления, отдель­ных технико-экономических показателей. Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.

Актуальность информации — это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления. Своевременность информации харак­теризует временной интервал между возникновением потребности в информа­ции и реализацией этой потребности. Оперативность информации выражает «ско­рость» получения информации. Актуальность связана с периодичностью полу­чения информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность — выбор средств сбора и передачи ин­формации.

Документ является основным носителем информации в ИС, состоит из логиче­ски связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов. Типовая форма документа содержит части:

Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, иденти­фицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся: на­именование ИС, название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа. Содержательная часть формы документа может иметь различное представление:

Оформляющая часть формы документа содержит реквизиты, Придающие ему правовую силу: дата составления документа, подписи лиц, удостоверяющих до­кумент.

Наиболее традиционным в И С является деление документов на документы руч­ного заполнения и документы машинного заполнения с помощью средств вы­числительной техники и программ.

Жизненный цикл документа — это интервал времени, от момента создания, {руч­ным или машинным.способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа — до­кументооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления. Согласно длительности жизненного цикла различают:

В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота, документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и произ­водные, содержащие результаты ее обработки.

В зависимости от функции управления, для которой используются документу, различают: нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и дру­гие виды документов. По каждой функции управления или предметным облас­тям существует набор форм документов, в том числе унифицированных. Уни­фицированные формы документов обеспечивают:

Основной формой организации информации на машинных носителях является база данных (БД) под управлением системы управления базой данных (СУБД). Как правило, БД является интегрированным представлением данных многоцеле­вого использования, хранит данные, которые обеспечивают решение комплекса взаимосвязанных задач. В отдельных случаях используются «изолированные» массивы информации на машинных носителях, которые создаются и обслужи­ваются вне СУБД в прикладных программах. СУБД предоставляет интерфейс для работы с БД пользователям. Все операции с данными БД выполняет СУБД (объявление структуры базы данных, ввод, поиск, корректировка, удаление дан­ных). БД может быть централизованной (храниться на одном компьютере) или распределенной в сети (храниться на нескольких компьютерах). В настоящее время получили наибольшее применение следующие СУБД: