Все операции, участвующие в процессе "Планирование закупок, формирование заказов поставщикам", отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:
|
Диаграмма и номер на диаграмме |
Операция |
Исполнитель |
Как часто |
Входящие документы (документы-основания) |
Исходящий документ (составляемый документ) |
Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) |
Комментарий |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Примечание. Далее заполненная форма таблицы описания операций будет использоваться для проецирования перечисленных в ней операций на информационную систему.
В таблицу последовательно внесите операции бизнес-процесса в соответствии с общим описанием и диаграммой действий.
В графе 1 проставьте краткое наименование диаграммы - 1Пл_Зак. Кроме того, в этой графе укажите номер операции, соответствующий изображению на диаграмме действий ( рис. 5 ).
В графу 2 путем копирования перенесите из диаграммы действий наименование операции.
В графе 3 укажите исполнителя операции. В рассматриваемом бизнес-процессе исполнителями операций являются менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики. Графа 3 заполняется на основании диаграммы действий.
В графе 4 укажите, с какой частотой выполняется каждая операция. Проставьте частоту выполнения операций в соответствии с общим описанием бизнес-процесса. Данная информация фиксируется в ходе обследования компании. Например, это может быть "еженедельно", "ежесуточно", 1 раз в месяц, 200 раз в день и т. п. Если операция выполняется с неопределенной периодичностью, то в графе указывают "по мере необходимости". При проектировании или выборе системы данные из графы "Как часто" определяют требования к быстродействию системы, к параметрам сетевого варианта системы.
В графу 5 занесите наименования документов, на основании которых осуществляется выполнение операции (входящие документы).
В графе 6 укажите наименования документов, которые создаются в результате выполнения операции (исходящие документы). В отдельных случаях входящие и исходящие документы могут совпадать. Например, для операции "Направление заказа поставщику" входящим и исходящим документом будет заказ поставщику.
Если на основании операции формируется бухгалтерская проводка, то она указывается в графе 7. В рассматриваемом примере нет операций, по которым бы формировались проводки.
Графа 8 предназначена для произвольной дополнительной информации.
На следующих страницах представлена таблица описания операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".
|
Операции бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" | |||||||
|
Диаграмма и номер операции на диаграмме |
Операция |
Исполнитель |
Как часто |
Входящие документы (документы-основания) |
Исходящий документ (составляемый документ) |
Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) |
Комментарий |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
1Пл_Зак 1а |
1. Получение внутренней статистики продаж |
Менеджер гр. планирования и маркетинга |
Ежесуточно |
Отчет-таблица собственных продаж |
Нет |
Нет | |
|
1Пл_Зак 1б |
2. Получение внешней статистики продаж |
Менеджер гр. планирования и маркетинга |
Ежесуточно |
Отчет-таблица продаж внешних источников |
Нет |
Нет | |
|
1Пл_Зак 2 |
3. Расчет потребностей в товаре |
Менеджер гр. планирования и маркетинга |
Еженедельно |
Отчет-таблица собственных продаж Отчет-таблица продаж внешних источников |
Таблица потребностей в товаре |
Нет | |
|
1Пл_Зак 3 |
4. Ввод в систему прайс-листов поставщиков |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно |
Прайс-листы поставщиков |
Прайс-листы поставщиков |
Нет | |
|
1Пл_Зак 4 |
5. Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Прайс-листы поставщиков Контракты действующие |
Список поставщиков |
Нет | |
|
1Пл_Зак 5 |
6. Выбор поставщиков |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Список поставщиков |
Список поставщиков с расстановкой приоритетов |
Нет | |
|
1Пл_Зак 6 |
7. Формирование графика поставок без указания количества |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Список поставщиков с расстановкой приоритетов Таблица потребностей в товаре |
График поставок |
Нет | |
|
1Пл_Зак 7 |
8. Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса |
Менеджер группы логистики |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Таблица потребностей в товаре, график поставок |
План заявок на месяц |
Нет | |
|
1Пл_Зак 8 |
9. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса |
Менеджер группы логистики |
Ежедневно по плану заявок |
План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков |
Заказы поставщику |
Нет | |
|
1Пл_Зак 9 |
10. Расчет затрат на сертификацию |
Менеджер группы логистики |
По мере необходимости |
Заказы поставщику |
Отчет о затратах на сертификацию |
Нет | |
|
1Пл_Зак 10 |
11. Проверка затрат на непревышение нормы |
Менеджер группы логистики |
По мере необходимости |
Отчет о затратах на сертификацию |
Отчет о затратах на сертификацию |
Нет | |
|
1Пл_Зак 11 |
12. Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ |
Менеджер группы логистики |
Ежедневно |
Заказы поставщику |
Заказы поставщику акцептованные |
Нет | |
|
1Пл_Зак 12 |
13. Направление заказа в отдел закупок |
Менеджер группы логистики |
Ежедневно |
Заказы поставщику акцептованные |
Заказы поставщику акцептованные |
Нет | |
|
1Пл_Зак 13 |
14. Направление заказа поставщику |
Менеджер отдела закупок |
Ежедневно |
Заказы поставщику акцептованные |
Заказы поставщику акцептованные |
Нет | |