Осуществление внешнеторговых операций

Учебное пособие для студентов 3 курса экономического факультета

2. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СДЕЛОК

Под процедурами заключения внешнеторговых сделок следует понимать коммерческую деятельность, направленную на отыскание контрагента, установление с ними контакта, подготовку и проведение переговоров о заключении сделки, ее оформление и передачу контрагенту для исполнения.

Определение наиболее рациональных каналов сбыта товаров осуществляется на основе изучения опыта работы внешнеторговых фирм в различных странах мира. В первую очередь предприятиям и организациям, акционерным обществам необходимо отыскать возможность заключения прямых контрактов с непосредственными потребителями продукции.

Подобный канал сбыта продукции один из самых предпочтительных, так как обеспечивает стабильный сбыт товаров с высокой эффективностью. Однако по такому каналу удается направить, как правило, только часть имеющейся продукции. Поэтому необходимо обратить внимание в России на сеть отечественных посреднОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕм экспортно-импортным фирмам с договорами о посреднической деятельности.

И, в конечном итоге, нельзя забывать о мощной посреднической сбытовой сети в зарубежных государствах. С помощью договоров комиссии, консигнации, агентских соглашений можно создать еще один канал сбыта товаров за рубежом. Для создания сбытовой сети можно привлечь иностранные посреднические фирмы, которые могут привлечь к работе субпосредников, дилеров, дистрибютеров.

При этом главной задачей является поиск и выбор контрагента. При выборе контрагента учитывается множество факторов: вид и предмет сделки, страна заключения и исполнения договора, возможности рынка, наличие конкурентов, конъюнктурные особенности рынка. В случае отыскания лучшего импортера из нескольких возможных необходимо решить вопросы выбора страны покупателя и наиболее выгодного контрагента в ней. И только решив эти вопросы, следует установить контакты с вероятными импортерами.

Весьма важными исходными условиями в выборе контрагента являются:

• учет наличия межправительственного торгового договора о взаимных поставках товаров;
• степень монополизации изучаемого рынка транснациональными корпорациями и крупными компаниями;
• сроки взаимодействия с фирмами и компаниями страны.

Важным видом деятельности в период выбора каналов сбыта и контрагентов является реализация планов коммерческой деятельности на внешних рынках, осуществляемых в крупных отечественных внешнеторговых организациях, а также и в зарубежных фирмах, компаниях, поставляющих экспортную продукцию.

Планирование осуществляется на основе разработки и контроля исполнения двух видов мероприятий "товар-страна" и "страна-товар". Мероприятия "товар-страна" разрабатываются в виде документа, представляющего собой составленный во временной последовательности комплекс деталей по обеспечению сбыта или приобретения на внешнем рынке конкретного товара в запланированные объемах.

Менеджеры фирмы выполняют кропотливый анализ мероприятий, уточняя их реальность, конкретность и достаточность. Мероприятия "товар-страна" планируют деятельность работников фирмы на внешнем рынке, в своей фирм, с поставщиками экспортных и покупателями импортных товаров.

Мероприятия "товар-страна" являются постоянно действующим возобновляемым документом в течение нескольких лет. Реализованные мероприятия из него исключаются, а некоторые из намеченных пунктов корректируются или заменяются на более актуальные и современные.

В мероприятиях "страна-товар" с разделением по странам или по группам валют сосредоточиваются наиболее важные этапы работы на внешнем рынке, особенно относящиеся к подписанию контрактов и исполнению поставок продукции.

На базе разработанных фирмой мероприятий составляется сводный план мероприятий "страна-товар". Окончательно утвержденные руководством фирмы мероприятия "страна-товар" являются руководящим документом для специализированных подразделений фирмы.

Контроль за выполнением плановых заданий осуществляется ежемесячно. Затем проводится обсуждение результатов работы по плану "страна-товар" руководством фирмы. Таким образом, удается получить реальную оценку деятельности фирмы в том или ином канале сбыта товаров конкретным контрагентам.

По результатам мероприятий "страна-товар" могут быть внесены коррективы, благодаря чему обеспечивается постоянная актуальность мероприятий, что оказывает сильное воздействие на оперативную деятельность коммерческих служб фирмы.

Существенную помощь в создании стабильных каналов сбыта продукции могут оказать совместные предприятия, создаваемые как на территории России, так и за рубежом. Конечно, для решения этой трудной задачи фирмы, предприятия, организации различных отраслей должны провести глубокие экономические исследования.

При подготовке коммерческих предложений о предстоящей экспортной сделке продавец (экспортер) играет активную роль в поиске возможного покупателя (импортера) из числа нескольких наиболее вероятных, по его мнению, будущих контрагентов.

На самом начальном этапе продавец должен направить коммерческое предложение (оферту) нескольким заинтересованным в его товаре иностранным импортерам. Конечно, можно направить оферту только одному покупателю, по так поступают только по отношению к надежному многолетнему партнеру. И, как правило, такому клиенту обычно направляют проформу контракта, являющуюся результатом уже имеющихся предварительных договоренностей.

Рассмотрим варианты, когда явного контрагента экспортер не имеет. Коммерческие предложения о продаже товаров, услуг обычно излагаются в следующих формах: устно при личной встрече или по телефону, затем предложения подтверждаются записками, телексами, письмами, в деловых письмах, комплектах коммерческих и технических условий, в проектах контрактов.

Текст оферты желательно оформить на качественной бумаге с помощью современных технических средств. В предложении экспортера обычно отражаются такие реквизиты: адрес контрагента, описание товара, количество его, цена, базисные условия поставок, сроки поставки, условия кредита, сроки действия предложения, наименование экспортера и его адрес, подписи экспортера, дата отправки.

Оферта излагается кратко, четко, ясно, без двусмысленных толкований и неясностей . Во внешней торговле применяют два вида оферты: твердую и свободную. Вид указывается в документах.

Рациональным действием экспортера в подготовке к заключению экспортной сделки является его участие в международных торгово-промышленных выставках, ярмарках, на которых он, рекламируя достижения своей фирмы, может заключить контракты на основе выставленных образцов с последующей поставкой товаров. Возможна также и продажа самих экспонатов, вывозимых покупателем после закрытия ярмарки.

В процессе подготовки экспортной сделки продавец может, принять участие в международных торгах. В этот период экспортер может принять импортный запрос покупателя и начать подготовку к его реализации.

Исходным моментом для заключения внешнеторговых сделок иногда служит активность и инициатива импортера, стремящегося установить взаимодействие с наиболее вероятным экспортером.

Запросы импортеров обычно более лаконичны, могут быть сделаны по телефону, телексу, письмам. Импортеры стремятся послать предложения как можно большему кругу поставщиков. И благодаря конкуренции между ними, можно добиться выгодных коммерческих условий закупок.

Основные реквизиты коммерческих запросов: адрес контрагента, описание товара, запрашиваемое количество, требуемые сроки поставки, наименование импортера и его адрес, дата запроса.

Импортер может дать ответ на оферту направлением импортного запроса или коммерческого письма с уточняющими вопросами, предлагая включить их в последующую редакцию оферты. Готовясь к будущим переговорам, импортер в запросах не должен указывать величину цены, а может только сослаться на метод определения цены с выдвижением идей о возможных скидках с прейскурантных цен.

Наряду с запросами импортер может использовать такой способ установления контакта с экспортером, как изучение условий заказа, поступившего от покупателя. Результатом изучения может стать или подтверждение его, или отклонение. Как правило, практикуется первоочередная выдача заказов постоянным контрагентам.

Возможно также использование прямых контактов между покупателем и продавцом в форме проведения переговоров и заключения контракта в случае острой необходимости покупателя в товаре экспортера, при реализации поставки с целью исполнения межправительственного договора или в связи с уникальными возможностями экспортера в производстве редкого, необходимого стране покупателя, оборудования.

Во внешнеторговой деятельности применяются разные способы заключения контрактов купли-продажи:

1. Подписание контракта всеми участвующими в нем контрагентами. Чаще всего контрагентов бывает два, но иногда участниками международной торговой сделки могут оказаться три стороны и более. Им необходимо подписать либо единый документ, либо несколько двусторонних контрактов со ссылкой в тексте каждого из них на взаимодействие с другим контрагентом.
2. Акцепт импортеров твердой оферты экспортера.
3. Акцепт экспортеров контроферты импортера.
4. Подтверждение экспортером заказа, сделанного импортером.
5. Обмен письмами в подтверждение достигнутой ранее личной договоренности между экспортерами и импортерами.

Наиболее кропотливым следует считать способ заключения контракта купли-продажи путем подписания его контрагентами после проведения переговоров, позволяющих уточнить все точки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами окончательного варианта всех позиций контракта.

Искусство вести переговоры при заключении внешнеторгового контракта позволит добиться максимально возможного экономического результата.

Переговоры всегда нацелены на решение двух главных задач:

• любые переговоры должны привести к соглашению, если оно возможно;
• даже если и не удается улучшить отношения сторон в результате переговоров, то ни в коем случае нельзя допустить их ухудшения.

При подготовке к проведению переговоров необходимо квалифицированно разобраться в существе проблемы, подготовить необходимые объемы справочных материалов, иметь четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов.

Весьма желательно иметь информацию об особенностях индивидуальных качеств партнеров, сидящих на противоположной стороне стола; знать особенности их характера, личные наклонности, хобби. До ведения переговоров необходимо подготовить узловые вопросы и наметить того, кто и в какое время их задаст.

Следующим важным ходом будет продумывание вопросов, которые может задать контрагент и осмысление вариантов ответов на них.

Все документы, справки, материалы должны быть систематизированы и разложены в определенном порядке для того, чтобы в нужный момент они мгновенно оказались под рукой. Переговоры по назначению бывают 2- х видов: направленные на выяснение, уточнение общих условий возможной сделки; предназначенные для уточнения, корректировки условий контракта с целью его подписания.

И в том и в другом случае перед их проведением надо распределить обязанности по работе на самих переговорах. Весьма важно правильно назначить секретаря, им должен быть грамотный, владеющий проблемами специалист, а не только секретарша - стенографистка, которая может не обратить внимание на малозаметные, на первый взгляд, детали, имеющие в будущем важное значение для контракта.

К общим правилам международных встреч при подписании договора относятся следующие:

• нельзя опаздывать на переговоры, тем более, что они могут быть перенесены или вообще не состояться;
• при размещении за столом важно обеспечить достаточно места и удобств для сумок и портфелей;
• всегда надо записывать фамилию контрагента, так как запомнить все трудно, свою фамилию нужно произносить чаще (не обязательно самому - это могут сделать и коллеги по переговорам) чтобы ее легче изучил контрагент;
• для создания непринужденной атмосферы, выяснения общих интересов в предварительной беседе можно вести разговор на общие темы (где вы бывали, что видели, с кем встречались?);
• вести переговоры надо в доброжелательной манере, внимательно, не перебивая, выслушать собеседника;
• в случае возникновения трудных, непредвиденных вопросов, ошибочные ответы на которые могут загнать в тупик, необходимо сказать: я посоветуюсь, извините не встречался, не знаком , обсудим завтра и т.д. С ответом спешить ни в коем случае нельзя;
• мысли излагать надо кратко, четко, при длинных фразах (более 14 слов) собеседник забывает начало и помнит только конец предложения, если оно сказано без остановки;
• необходимо внимательно следить за своими высказываниями, как бы оценивая их со стороны, и за тем, что предлагает контрагент;
• весьма желательно знание языка, но переводчик должен быть обязательно, иногда можно и не показывать вида, что язык известен;
• в переговорах необходимо соблюдать дисциплину и полное подчинение руководителю, так как именно на него возложена полная ответственность за результаты работы.

Наряду с общими правилами имеет смысл учесть и рекомендации психологов по ведению переговоров: необходимо отделять людей от проблем, поэтому надо направить усилия на опровержение доводов прежде всего, а не контрагента; всегда на общую панораму переговоров посмотреть глазами партнера, тогда взаимопонимание легче достигнуть; быть коммуникабельным, уметь убеждать логикой, расчетами, фактами; уметь контролировать эмоции свои и контрагента, что позволит вовремя избежать накала страстей.

Вполне возможен и нужен учет национальных особенностей контрагентов. Исходя из наблюдений практических работников внешнеторговых организаций, социологов, психологов за работой наших работников с контрагентами из разных стран и регионов мира, можно дать группировки наиболее характерных свойств представителей этих стран и регионов (табл.2 ).

Большое внимание в западных странах уделяется поведению в обществе, манерам, этикету. В настоящее время нормы поведения народов Европы весьма сильно сблизились, чему в немалой степени способствуют туризм, частые деловые поездки, спортивные мероприятия, фестивали и т.д. Поэтому общеевропейский кодекс хорошего тона в принципе мало отличается от американского или русского кодексов хорошего тона. И все же в деле общения с иностранцами у представителей нашей страны опыта, конечно, маловато. Что больше всего может удивить, озадачить или даже огорчить иностранцев в процессе общения с нашими работниками?

Неестественность поведения - излишняя скованность или вольность, ненужное подражание другим нравам.

Нетерпимость к обычаям, религиозным чувствам других народов. Стремление без особой на то необходимости вступать в политические дискуссии, критикуя при этом в резкой форме свою страну, страну пребывания или другие страны.

В Германии или Австрии не следует напоминать о том, что Советская Армия освободила их от фашизма. Комплекс вины не будет способствовать улучшению деловых импульсов.

В рабочее время не принято носить слишком светлые костюмы, яркие или, наоборот, темные сорочки; заношенный неглаженый костюм, несвежие сорочки, галстук в пятнах; ордена и медали.

Во время коммерческих переговоров или различного рода встреч не рекомендуется курить, снимать пиджак, не спросив разрешения присутствующих женщин.

На приеме или обеде алкогольные напитки следует потреблять весьма осторожно, сдержанно, не заставляя соседей пить до дна или давать какие-либо рекомендации на этот счет.

При подготовке в командировку в зарубежную страну очень важно заблаговременно согласовать сроки, точно установив оптимальную для обеих сторон дату прибытия, с тем, чтобы она не совпадала с праздниками, выходными днями или отсутствием в стране пребывания необходимых иностранных менеджеров.

При проведении переговоров при продаже и закупке товаров у иностранных контрагентов следует использовать разные тактические приемы.

При заключении экспортных договоров можно использовать метод согласия, при котором надо так воздействовать на контрагента, чтобы его некоторые соглашения по пунктам или по вопросам, перерастали в согласие по контракту. Можно использовать альтернативный подход: I, II варианты возможны для рассмотрения, а Ш-й вариант не предлагать. Используется и метод принятия предложений покупателя: необходимо дать согласие по ряду пунктов, а это в свою очередь с морально-психологической точки зрения как бы обязывает и его подписать контракт.

При заключении договоров по импорту желательно у контрагента создать ощущение конкуренции, наличия нескольких поставщиков. Иногда имеет смысл оперировать большими количественными показателями, что вызывает интерес поставщика и может подтолкнуть его к уменьшению цены. При закупке товаров желательно часть суммы оплатить наличными, так как если вся сумма в кредит, это очень дорого, учитывая, что требуется при этом оплата процентов за кредит. Крайне нежелательно в начале переговоров говорить о закупке, о бартере, об этом следует говорить уже в процессе переговоров при рассмотрении условий платежа. Если же, сказать о бартере в самом начале переговоров, то поставщик сразу же поднимет цену.

К общим рекомендациям при закупке и продаже товаров следует отнести идею о пропускании трудно разрешаемых или не разрешаемых вопросов, а к ним можно вернуться уже после рассмотрения других вопросов, учитывая, что если наша страна уступила половину проблемных вопросов, то и контрагент, как правило, поступит так же.

Четкое, грамотное, деловое ведение переговоров на международных встречах по закупке и продаже товаров будет всегда способствовать успеху во внешнеторговой деятельности.

Окончательный вариант контракта является результатом совместных усилий контрагентов, но непосредственно печатание текста обычно выполняет принимающая сторона.

Наиболее выгОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕзательной аргументации своих контрпредложений.

Принимающая сторона имеет также преимущества при уточнении новых различных предложений, выдвигаемых контрагентом, силами своих специалистов, находящихся под рукой руководителя переговоров. Имеется возможность весьма оперативно обсудить ряд новых идей и первоначальные замыслы непосредственно с их разработчиками.

Значительно сложнее складывается ситуация для приехавшей стороны. При необходимости отступления от согласованного проекта контракта очень важно, чтобы на завершающей стадии переговоров присутствовал либо глава фирмы, либо менеджер, обладающий достаточными полномочиями для внесения коррективов.

Подписание контракта осуществляется участниками переговоров, имеющих соответствующие права подписи коммерческих документов по должности или по доверенности. Каждая сторона обычно подписывает по одному оригиналу контракта. И, кроме того, принимающая сторона обеспечивает всех необходимым числом копий, которые могут понадобиться для организации исполнения контракта различными отделами. Оригинал контракта обязательно учитывается в плановом, валютно-финансовом отделах, в бухгалтерии и сдается на хранение.

Исполнение контрактов обязательно планируется. Для исполнения сложных контрактов разрабатываются целевые планы мероприятий. Планирование исполнения выполняется на основе взаимной увязки этапов взаимоотношений различных предприятий, фирм со сроками выполнения заданий перед контрагентом.

В экспортном контракте непременно указывается только один срок его выполнения, а в плане исполнения экспортного контракта может быть предусмотрено большое число промежуточных этапов. В планах по выполнению импортного контракта указываются сроки перевода аванса инопартнеру, сроки получения различного рода документации, подачи заявок и согласованных документов и т.д.

В целом же конкретизация планирования исполнения контрактов зависит от условий контрактов, от их вида, от особенностей организации внешнеторговой работы в предприятии, фирме. В настоящее время планирование и контроль исполнения осуществляется с помощью ЭВМ, что повышает оперативность и четкость управления внешнеэкономической деятельностью.

© Красноярский государственный аграрный университет