Следующим этапом является ввод в ИБ справочной информации, используемой в повседневной работе предприятия.

Как правило каждое торговое предприятие закупает и реализует несколько видов товаров. Каждый такой вид характеризуется определенным набором характеристик. Товары могут храниться на различных складах. За их сохранность могут отвечать различные МОЛ. Кроме того предприятие имеет дело с разными поставщиками и покупателями. Каждый из них может иметь несколько расчетных счетов.

Эта информация имеет справочный, условно-постоянный характер и должна где-то сохраняться. При ведении ручного учета однородную информацию, например, сведения перечень товаров записывают на бумаге и хранят в папках, упорядочивая по алфавиту. В компьютерном учете условно-постоянная информация храниться в ИБ в виде справочников.

Справочник - это определенным образом организованный, струк­­ту­­­рированный и упорядоченный массив, хранящий однородную информацию. В одном справочнике хранятся сведения о товарах, в другом - о сотрудниках.

В системе «1С» перечень справочников и структур хранимой в них информации определяется на этапе конфигурирования.

Совершенно не обязательно заполнять справочники заранее. Большинство из них может пополняться по ходу текущей работы по приему и отгрузке товаров, учету платежей и т.д.

При вводе оперативной информации система ориентируется на так называемую рабочую дату, которая по умолчанию устанавливается равной текущей дате, показываемой на часах компьютера. Однако ее можно установить и по своему усмотрению. Но эта установка будет действовать лишь на один сеанс работы.

48. Установите новую рабочую дату: выберите Сервис | Параметры, в поле Рабочая дата выберите 30 сентября, нажмите OK.

49. Введите текущий курс доллара: выберите Справочники | Валюты, в поле Курс введите 29,2345, нажмите ОК, нажмите Закрыть.

50. Введите данные о розничном складе: выберите Справочники | Структура компании | Склады, нажмите Insert, в поле Наименование введите Центральный, флажком выберите Розничный склад, в списке МОЛ выберите многоточие, откройте группу Сотрудники, выберите Ванин Н.С., М2, нажмите ОК, выберите Закрыть.

51. Изменитевалюту цен: Справочники | Цены и налоги | Типы цен, выберите Закупочные, М2,в с списке Валюта выберите Руб., нажмите ОК.

Поле «Валюта» показывает, в какой валюте ведется управленческий учет закупок и продаж. В финансовом учете программа всегда будет выводить рубли, как положено согласно законодательству. Однако многие компании ведут внутренний учет в валюте, и поэтому система поддерживает возможность учитывать как закупки товара, так и его продажи в валюте.

52. Измените валюту для оптовых и розничных цен на Руб. (см. 51).

Понятие номенклатуры в программе - это общее понятие, которое включает в себя различные виды товарно-материальных ценностей (ТМЦ): продукция, товар, материал, тара, а также комплекты и услуги.

Информация о всех видах номенклатурных позиций вводится в один справочник - справочник «Номенклатура».

Информацию в справочнике «Номенклатура» можно заполнить вручную или импортировать из внешнего файла. Порядок импорта позиций номенклатуры из внешнего файла подробно описан в документации [24]. В том случае, если у пользователя имеются данные о номенклатурных позициях, хранящиеся в файлах в формате dbf, xls или txt, то можно перенести эти данные в программу, не занимаясь рутинной ручной работой по вводу данных. Для этого используется обработка «Сервис | Импорт справочников | Номенклатуры».

При заполнении справочника номенклатуры используются дополнительные справочники - классификаторы, такие как «Единицы измерения», «Номера ГТД», «Страны». Все эти справочники вызываются для ввода и редактирования информации из пункта меню «Справочники | Классификаторы». Эти справочники можно заполнить предварительно или в процессе ввода информации о номенклатуре и при оформлении документов.

В системе «1С:Предприятие» справочники могут быть определенным образом структурированы. Близкие по смыслу элементы можно объединить в одной группе, чтобы не путать их с элементами другого содержания. Например в справочнике «Номенклатура» можно создать следующие группы номенклатуры: «Тестоприготовительное оборудование», «Оборудование для приготовления фарша», «Пельменные аппараты», «Холодильное оборудование». Для каждой группы дополнительно могут быть созданы свои подгруппы. Так, например, для группы «Тестоприготовительное оборудование» можно создать подгруппы «Мукопросеиватели», «Тестомесильные машины», «Тестораскатки».

Структура групп в программе должна быть создана таким образом, чтобы было удобно использовать эту группировку для быстрого поиска товарной номенклатуры в процессе оформления документов. Также группировка позиций номенклатуры используется для получения соответствующих аналитических отчетов. Классификатор позиций номенклатуры рекомендуется создавать до того, как вводится информация о номенклатуре. Классификатор состоит из групп и подгрупп.

53. Откройте справочник: выберите Справочники | Номенклатура.

54. Создайте новую группу: нажмите кнопку (новая группа), в поле Наименование группы номенклатуры введите Тестоприготовительное оборудование, нажмите OK.

55. Создайте группу Оборудование для приготовления фарша (см. 54).

56. Создайте группу Пельменные аппараты (см. 54).

На складе нашей компании имеется номенклатура товаров представленная в Таблице 1.

57. Создайте подгруппу: откройте группу выбрав плюсик + напротив группы Тестоприготовительное оборудование, нажмите кнопку (новая группа), в поле Наименование группы номенклатуры введите Мукопросеиватели, вибросита, нажмите OK.

58. Создайте подгруппу Тестомесильные машины (см. 57).

59. Создайте подгруппу Тестораскатки (см. 57).

60. Создайте подгруппу Мясорубки и волчки (см. 57).

61. Создайте подгруппу Фаршемесы (см. 57).

62. Откройте подгруппу: выберите плюсик + напротив группы Тестоприготовительное оборудование, выберите плюсик + напротив подгруппы Мукопросеиватели, вибросита.

63. Введите новый элемент в справочник: нажмите Insert, в окне Сведения о номенклатуре выберите вкладку Основные, в списке Вид выберите Товар.

В поле «Наименование для печати» следует вводить полное и точное название товара в соответствии с его спецификацией. Этим это поле отличается от поля «Наименование», которое является визитной карточкой элемента справочника, часто неофициальным наименованием товара.

64. В поле Наименование введите Мукопросеиватель,в поле Наименование для печати введите Мукопросеиватель,в поле Артикул введите МПМ-800М.

Внутренний учет товара система ведет в базовой единице измерения, которая выбирается из специального справочника (многоточиесправа в поле «Базовая»). Также можно использовать и другие единицы. Можно указать порядок пересчета одних единиц измерения в другие. Например, можно получать сигареты контейнерами, учитывать их коробками, продавать оптом контейнерами, в мелкий опт отпускать блоками, в розницу - коробками. Система автоматически пересчитает все в базовую единицу измерения.

65. В списке Базовая выберите шт.

66. В списке Вес базовой введите 155, выберите Записать.

67. Определите цены товара: нажмите Цены,нажмите Insert , нажмите многоточие,выберите Закупочные, введите значение цены из Таблица 23.1, «Номенклатура товаров ООО Пельмень» - 17700, нажмите Закрыть, в окне Сведения о номенклатуре нажмите ОК.

68. Введите формулу для розничной цены, которая составляет цена закупочная и плюс 15%: выберите Справочники | Цены и налоги | Типы цен,выберите Розничная, М2, в области Область формирования цен выберите Рассчитывается и хранится, в списке Валюта выберите руб., в области Наценка на базовый тип цен введите 15, выберите закупочные, нажмите ОК.

69. Введите формулу для оптовой цены, которая составляет цена закупочная и плюс 10%: выберите Справочники | Цены и налоги | Типы цена,выберите Оптовая, М2, в области Область формирования цен выберите Рассчитывается и хранится, в списке Валюта выберите руб., в области Наценка на базовый тип цен введите 10, выберите закупочные, нажмите ОК.

70. Закройте окно справочника Типы цен.

Закупочная цена носит справочный характер - это цена, по которой данный товар обычно закупается. Это значение будет автоматически подставляться при вводе приходных документов, но его всегда можно исправить.

Поле «Штрих-код» можно вводить прямо со сканера штрих-кодов. Конечно, это возможно тогда, когда к компьютеру присоединен сканер.

71. Введите по Таблица 23.1, «Номенклатура товаров ООО Пельмень» товары в соответствующие группы и подгруппы (см. 63).

72.Выполните архивирование вашей ИБ (см. 43-45).