В зависимости от способа хранения выделяют СЕИ, определяемые особенностями носителей: документ, независимый файл, БД. Информационная база – совокупность всех данных относящихся к конкретной предметной области.

Большинство процессов управления неразрывно связаны с документами. На основании документов принимаются решения, которые затем оформляются в виде тех документов, а результаты выполнения решений в виде отчетов и справок (то есть опять же документов) ложатся на стол или появляются в компьютерах менеджеров. Документ – есть некий формальный стержень, основа всех без исключения моделей управления.

Даль Вл. Ив. пишет: «Документ есть всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство и пр.»

Словарь иностр. слов: «Документ – любой письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер.»

Первичная экономическая информация зарождается во внемашинной сфере в процессе принятия решений управленческим персоналом. Как правило, первичная информация фиксируется в документах внемашинной сферы, содержащих как НСИ, так и учетную, оперативную информацию, отражающую сведения о текущих процессах. Основной единицей внемашинной сферы является документ. Документ – СЕИ, которая представлена на бумажном носителе и имеет самостоятельное значение.

Внемашинная ИБ – документы условно-постоянной информации и документы оперативной, учетной информации.

Справочники – содержат перечень объектов определенного вида (подразделений, оборудования, должностей, заазчиков). В справочнике имеется таблица, в каждой строке которой указан код, наименование объекта и другие его характеристики.

Производственные нормативы содержатся в конструкторско-технологических документах. Например, норма расхода материала содержится в маршрутной карте, где отражается технологический процесс изготовления деталей.

Календано-плановые нормативы содержат цеховые нормы задела (в днях) на детали или изделия.

Договора поставщика с заказчиком содержат планы поставок, объемы партий поставок. Плановые документы содержат количественные плановые поазатели выпуска деталей т.п.

Организационно-распорядительные документы включают положения, уставы, акты, протоколы, поставновления, приказы.

Приходно-расходные документы содержат учетные данные по отгрузке или отпуску товароы и материалов, а таже поступлении изделия (на склад, цех). Это накладные, приходно-расходные ордера, карточки складского учета, ведомости инвентаризации.

Данные о выполнении плановых показателей отражаются в план-графиках, отчетах, статистических сводках.

Платежные поручения отражают факт оплаты поставленной продукции заказчиком.

Вы написали на листе пару слов. Если это просто бессвязные слова, то лист вряд ли можно назвать документом. Но даже написанное, но не переданное в отдел кадров заявление на отпуск еще не становится документом. Что же превратило чистый лист в документ:

Именно некоторая деятельность и превращает информацию в документ.

Документ – совокупность трех составляющих:

Форма документа. Документ характеризуется наименованием и макетом. Макет включает две части – шапку и содержательную часть. В шапке обычно содержится код формы, указано название и номер документа, дата заполнения, общие данные всего документа. Содержательная часть включает названия атрибутов и место отведенное для их значений.

Для обработки информации на компьютере она должна быть перенесена на машинный носитель, где образует внутримашинную информационную базу. Основной структурной единицей во внутримашинной сфере является файл. Файл – именованная область внешней памяти, в которую можно записывать и из которой можно считывать данные. Файлы организуются в виде независимых файлов (файловая организация) и виде интегрированных файлов (База Данных).

В случае использования независимых файлов информационная база представляет собой совокупность не связанных между собой файлов. Такие файлы обычно обеспечивают хранение слабо структурированной информации, например, отчеты с текстовой информацией. Независимые файлы используют в АИС для хранения первичной, промежуточной, выходной информации, которая не подлежит длительному хранению.

АИС – ориентированы на хранение, выбор и модификацию постоянной информации. Обычно данные в БД называют постоянными. То есть такие данные, которые отличаются от других более изменчивых данных: промежуточные результаты, входные и выходные данные. Входные данные – информация, передаваемая системе. Такая информация может стать причиной изменений в постоянных данных, но не является частью БД как таковой. Выходные данные – сообщения и результаты, выдаваемые системой (на печать или на экран). Эту информацию можно брать из постоянных данных, но ее нельзя рассматривать как часть БД. База данных состоит из некоторого набора постоянных данных, которые используются приложениями для какого-либо предприятия. Например, данные о продукции, счетах, и т.п.