Документы объединяются в системы документов по функциональному признаку, образуя унифицированную систему документации (УСД) – комплекс взаимоувязанных форм документов, для которых существует фиксированный набор реквизитов определенного наименования и формата значений, регламентированы правила построения форм и характер их использования.
Цели создания УСД:
1. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов.
2. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентирует классы УСД (см. табл.), альбомы форм документов, формуляр-образцы (шаблоны) документов для разработки новых форм документов, а также нормативные и методические материалы по работе с документами.
|
Класс УСД |
Код ОКУД |
|
Организационно-распорядительная документация |
0200000 |
|
Первичная учетная документация |
0300000 |
|
Расчетно-денежная документация |
0400000 |
|
Финансовая, первичная, отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций |
0500000 |
|
Отчетно-статистическая документация |
0600000 |
|
Документация по ценообразованию |
0700000 |
|
Документация по материально-техническому снабжению |
0800000 |
|
Документация по торговле |
0900000 |
|
Документация по внешней торговле |
1000000 |
|
Проектная документация по капитальному строительству |
1100000 |
|
Единая система конструкторской документации (ЕСКД) |
1200000 |
|
Единая система технологической документации (ЕСТД) |
1300000 |
|
Единая система технической подготовки производства (ЕСТПП) |
1400000 |
|
Документация по социальному обеспечению |
1500000 |
|
Документация по изобретениям и открытиям |
1600000 |
Создание УСД основано на унификации и стандартизации форм документов и схем их документообороа. Стандартизацию документов проводят национальные организации по стандартизации (Госстандарт), а также международные организации по стандартизации ISO, технические комитеты (ТК): ТК 46 «Документация», ТК 68 «Банковские процедуры», ТК 95 «Канцелярские машины», ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации», ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» и др.