Анализ существующей ИЭС основан на изучении системы документов и информационных потоков, представляющих схему документооборота. Документы являются основой для изучения экономических показателей, структурных единиц информации.
Для анализа существующих форм и построения новых форм документов используются описательные и графические модели документов, информационных потоков. Описательная модель документов включает перечень и характеристики (свойства) реквизитов документа, рекомендации порядка их следования и оформления (например, требования стандартов УСД). Графическая модель документов представляет собой макет формы документа на печатном бланке, экране, структурированный на на зоны для расположения реквизитов документов, координаты расположения реквизитов документа (левый верхний угол, габариты, формат значений реквизита, особенности стилевого оформления. Графическая модель является основой изготовления форм документов, учитывается при выборе информационных технологий обработки документов.
Анализ потоков информации позволяет определить:
источники входных и потребители выходных форм документов;
маршруты и временной регламент движения документов;
характеристики документов (количество экземпляров, заполняемых за один раз; общее количество экземпляров за интервал времени, например, год; периодичность формирования документа);
перечень реквизитов, показателей и их свойства, структуры данных СЕИ и др.
Используются различные методы моделирования информационных потоков. Например, различные матричные модели, которые описывают взаимосвязи форм документов и структурных подразделений, форм документов, связи СЕИ документов (показателей, рекувизитов).
Например, матричная модель взаимосвязи подразделений и форм документов:
|
Код подразделения |
Наименование подразделения |
Количество форм документов | |||
|
Разрабатываемых |
Поступающих | ||||
|
Всего |
Из них передаваемых в другие подразделения |
Всего |
В том числе от внешних организаций | ||
Позволяет сформировать итоговые показатели для подразделений:
количество форм документов;
количество экземпляров форм документов;
объем формируемой, обрабатываемой и хранимой информации (в символах) за опредеелнный интервал времени (год).
Модель взаимосвязи форм документов и реквизитов:
|
Формы документов |
Ф1 |
Ф2 |
Ф3 |
Ф4 |
.... | ||
|
Полное наименование реквизита |
Условное обозначение реквизита |
Тип и формат значений | |||||
Позволяет создать унифицированный набор реквизитов, проанализировать применяемость реквизитов в формах документов, описать реквизитный состав формы документа.
Для анализа соответствия форм документов требованиям УСД, выполнения расчетов объема данных документов применяется модель вида:
|
№ п/п |
Название формы |
Код формы |
УСД |
Кол-во экз. |
Объем данных документа (симв.) |
Общий объем данных документов за год (симв.) |
Анализ маршрутов движения документов поддерживает переход к технологиям обработки документов:
|
Подразделения |
Формы документов | |||||
|
Ф1 |
Ф2 |
Ф3 |
Фk | |||
|
П1 | ||||||
|
П2 | ||||||
|
Пn | ||||||
На пересечении подразделения и формы документа определяется набор свойств объекта "операция", например: содержание операции, время выполнения операции обработки, информационные технологии, объемы обрабатываемой информации и др.
Пример методики анализа документооборота предприятия:
