1. Унифицированные формы документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А по ГОСТ 9327-60.
2. Однократная регистрация (запись) информации в документе.
3. Документы должны иметь структуру расположения реквизитов в соответствии с формуляром-образцом.
5. Построение форм документов должно обеспечить выполнение необходимых операций машинной обработки информации, в том числе:
использование кодов в соответствии с классификаторами ТЭИ (ОК или др. уровня);
применение унифицированные терминов и единиц измерения;
учет размерности реквизитов (ширины граф), необходимой точности значений;
учет требований технической эстетики (удаление графических излишеств, применение стилей шрифтов, сочетание размеров линий и т.д.) и др.
Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов", которая распространяется на организационно-распорядительные документы (УС ОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) устанавливает:
состав реквизитов документов;
требования к оформлению реквизитов документов;
требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Состав реквизитов ОРД:
|
01 – Государственный герб Российской Федерации; |
02 – герб субъекта Российской Федерации; |
|
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); |
04 – код организации; |
|
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; |
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); |
|
07 – код формы документа; |
08 – наименование организации; |
|
09 – справочные данные об организации; |
10 – наименование вида документа; |
|
11 – дата документа; |
12 – регистрационный номер документа; |
|
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; |
14 – место составления или издания документа; |
|
15 – адресат; |
16 – гриф утверждения документа; |
|
17 – резолюция; |
18 – заголовок к тексту; |
|
19 – отметка о контроле; |
20 – текст документа; |
|
21 – отметка о наличии приложения; |
22 – подпись; |
|
23 – гриф согласования документа; |
24 – визы согласования документа; |
|
25 – оттиск печати; |
26 – отметка о заверении копии; |
|
27 – отметка об исполнителе; |
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; |
|
29 – отметка о поступлении документа в организацию; |
30 – идентификатор электронной копии документа. |
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.